夢をかなえるファイリング for OFFICE

ファイリングというと、単に「書類を整理すること」というイメージを持たれるかもしれません。
しかし私が提案している「ファイリング・システム」は、必要な情報がスピーディに活用できるように組織的に管理していく手法のことでその効果は単なる書類整理にとどまりません。

文書のないオフィスなど、まずありません。
どこのオフィスでも、それぞれのルール・やり方で文書管理を実施していることでしょう。
ですが、貴重な文書が効率良く管理され、十分に活かされているオフィスは非常に少ないのが現状です。

飛躍的なIT技術の進展により、私たちは簡単に膨大な情報を瞬時に手に入れることが出来るようになりました。また、情報のネットワーク化によって文書はますます増え続けています。そんな中で、文書をコンパクトに集中管理し、活きた情報として活用できるオフィス環境にするには「ファイリング・システム」の導入が不可欠です。

デジタルの時代に、アナログなファイリングが必要なの？
そのような疑問を持つ方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、どんなに最先端の技術が導入されたとしても、オフィスの生産性をあげていく最初のステップは変わりません。
身の回りの情報やモノをスッキリと整理して、仕事全体がよく見通せる状態にすることです。

現在、どのオフィスでも紙とデジタルな情報が混在して、情報の管理が複雑化しています。まず第１ステップで紙文書の整理を行いつつ、社員全員の意識統一やファイリング知識の土台をつくることが大切です。そうすれば、次のステップでのデジタルな情報のルール作りもスムーズに取り掛かれます。

私が導入支援するファイリングは、単なる文書整理ではありません。
不要な文書を捨てて、オフィスを綺麗にするだけではなく、情報を組織的に活用できるような仕組み・ルール（システム）を作り運用できるように支援することです。

また、コストダウンや業務の効率化はモチロン、より生産性の高い、付加価値のある、創造性の高い仕事に取り組めるような環境づくりのお手伝いでもあります。

「どの現場・オフィスにおいてもファイリング・システムの導入は不可欠」これが長年ファイリング・コンサルタントとして多くの企業でファイリング指導に携わってきた私の結論です。

どの現場・オフィスでもファイリング・システムは不可欠と申し上げましたが、実際に企業はどんな時にファイリング・システムを導入するのでしょうか？
私が今まで導入を手助けしてきた経験からすると、きっかけは様々ですが、以下のようなことが挙げられます。

• 業務の効率化（オフィスやオフィスワークのムダを排除）
• オフィスの環境改善（仕事のしやすい環境づくりを実現）
• オフィスの移転（文書量の削減、効率的なレイアウト、コストダウンなど）
• オフィスのリニューアル（効率的なレイアウト、収納家具の選定など）
• 災害対策としての文書・記録の管理（企業存続、危機管理）
• 情報公開と説明責任などへの対応（説明責任、内部統制、コンプライアンス）
• ISOの認証取得にあわせて（適切な文書・記録の管理）
• 企業や組織の合併、統廃合（異なる企業や組織、システムのスムーズな融合）
• 公的企業・組織の民営化（オフィスの合理化、意識改革など）
• IT化の基盤づくり（紙文書と電子文書の効果的な切り分けと運用）
• 個人情報保護法への対応（情報のセキュリティ管理）
• 仕事の「見える化」（業務フローと文書管理の一体化で仕事の整理）
• オフィスの「２S運動」「５S運動」の一環（小集団活動など）

企業の導入のきっかけを見ても、単なる文書整理ではなく経営的な課題やビジョンに直結したものが多くなっています。
上記のようなことでお悩みでしたら、是非一度ご相談下さい。