夢をかなえるファイリング for OFFICE

ファイリング・システムのしくみ

メインファイル方式

「メインファイル方式」とは文書を整理する際に、中心となるファイルの方式のことです。
ファイルには文書に穴をあけて綴るタイプのバインダー(簿冊)方式と文書に穴をあけないでそのままフォルダー（紙ばさみ）に入れて納めるフォルダー方式があります。

私は基本的に「フォルダー方式」を採用しています。
バインダーと比較すると以下のメリットがあるためです。

• 文書を綴じる手間がかからない
• 用済み文書の廃棄がラク
• フォルダーの厚みだけの幅ですむ(スペース上のメリット)
• 年度別、内容別などの作成が容易で、ウツシカエやオキカエがしやすい
• ガイドを使って、自由自在に分類・活用できる

実際にファイリングを導入する場合は、「フォルダー方式」を中心に、一部バインダーを併用するケースもあります。
実情に応じて、必要なファイルを選びますので、ご安心ください。

1/6カットシステム

文書の整理では、検索性に優れたフォルダーと見出しガイドを使ったフォルダーファイリングを採用します。
「1/6カット」とはガイドの横幅を均等に1/6づつ区分して見出し表示にしているところからきています。
左から大分類タイトル用の第１ガイド、次が中分類タイトル用の第2ガイド、3番目が小分類用の第3ガイド、そして4番目にフォルダーの見出し山が並ぶようになっています。
右端は特別スペースで「貸出カード」などの場所として使えます。

文書を検索する際は、[大分類タイトル→中分類タイトル→小分類タイトル→フォルダータイトル]の順にたどって探していきます。

同じグループのフォルダーには、同色の色ラベルを貼って検索性をアップします。
実際の収納は、「ファイル基準表」の分類・配列と一致させます。

文書の分類・配列

それぞれの部門の特性を考慮し、業務フローや文書の内容・種類、ボリュームなどをみながら、最適なものを作り上げていきます。

ファイル基準表の作成

「ファイル基準表」は、各部署で整理保管されている文書ファイルの一覧表です。
表の左半分にはファイルの分類・配列が、右半分にはその取扱い基準が１ファイル単位で記載されています。
その部署の業務の概ねが把握できる便利なものです。

キャビネットへの収納

キャビネットには引出し式と棚式があります。
収納のルールに従ってファイルを使いやすく収納します。

特殊な文書の整理

オフィスの中にはフォルダーではファイルしにくいものもあります。
それらは実情に応じて、適切なファイルやケースなどを使用して整理します。

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