ファイリング・システムのしくみ
メインファイル方式
「メインファイル方式」とは文書を整理する際に、中心となるファイルの方式のことです。
ファイルには文書に穴をあけて綴るタイプのバインダー(簿冊)方式と文書に穴をあけないでそのままフォルダー（紙ばさみ）に入れて納めるフォルダー方式があります。
私は基本的に「フォルダー方式」を採用しています。
バインダーと比較すると以下のメリットがあるためです。
- 文書を綴じる手間がかからない
- 用済み文書の廃棄がラク
- フォルダーの厚みだけの幅ですむ(スペース上のメリット)
- 年度別、内容別などの作成が容易で、ウツシカエやオキカエがしやすい
- ガイドを使って、自由自在に分類・活用できる
実際にファイリングを導入する場合は、「フォルダー方式」を中心に、一部バインダーを併用するケースもあります。
実情に応じて、必要なファイルを選びますので、ご安心ください。
1/6カットシステム
文書の整理では、検索性に優れたフォルダーと見出しガイドを使ったフォルダーファイリングを採用します。
「1/6カット」とはガイドの横幅を均等に1/6づつ区分して見出し表示にしているところからきています。
左から大分類タイトル用の第１ガイド、次が中分類タイトル用の第2ガイド、3番目が小分類用の第3ガイド、そして4番目にフォルダーの見出し山が並ぶようになっています。
右端は特別スペースで「貸出カード」などの場所として使えます。
;?>/images/ono_photo_mechanism1.jpg” alt=”1/6カットシステムを利用したファイリング” title=”1/6カットシステムを利用したファイリング” width=”715″ height=”440″ /></div>
<p>文書を検索する際は、[大分類タイトル→中分類タイトル→小分類タイトル→フォルダータイトル]の順にたどって探していきます。</p>
<p>同じグループのフォルダーには、同色の色ラベルを貼って検索性をアップします。<br />
実際の収納は、「ファイル基準表」の分類・配列と一致させます。</p>
<h3>文書の分類・配列</h3>
<p>それぞれの部門の特性を考慮し、業務フローや文書の内容・種類、ボリュームなどをみながら、最適なものを作り上げていきます。</p>
<h3>ファイル基準表の作成</h3>
<p>「ファイル基準表」は、各部署で整理保管されている文書ファイルの一覧表です。<br />
表の左半分にはファイルの分類・配列が、右半分にはその取扱い基準が１ファイル単位で記載されています。<br />
その部署の業務の概ねが把握できる便利なものです。<br />
<img decoding= "ファイル基準表のサンプル")
キャビネットへの収納
キャビネットには引出し式と棚式があります。
収納のルールに従ってファイルを使いやすく収納します。
;?>/images/ono_photo_mechanism2.jpg” alt=”引出し式のキャビネット／棚式のキャビネット” title=”引出し式のキャビネット／棚式のキャビネット” width=”715″ height=”400″ /></div>
<h3>特殊な文書の整理</h3>
<p>オフィスの中にはフォルダーではファイルしにくいものもあります。<br />
それらは実情に応じて、適切なファイルやケースなどを使用して整理します。</p>
<div class=)
;?>/images/ono_photo_mechanism3.jpg” alt=”上：図面を専用の図面筒で整理した例 右：建築用カタログを用途別に整理した例” title=”上：図面を専用の図面筒で整理した例 右：建築用カタログを用途別に整理した例” width=”715″ height=”500″ /></div>
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メディア掲載
<連載：ビジネスガイド>
2012年4月号から6月号まで、日本法令発行の「ビジネスガイド」で連載をしています。「ファイリングでオフィスの問題解決！＆業務効率アップ！」というテーマです。
<連載：人事実務>
2011年4月から半年間、産労総合研究所発行の「人事実務」で連載をしています。「～働き方を変える～ファイリングの進め方」というテーマです。
<連載：FPジャーナル>
2011年2月から６回シリーズでファイリングの連載（ビジネススキルシリーズ）がスタートしました。
<掲載：医療業務>
産労総合研究所附属 医療経営情報研究所が発行の「医事業務」2011年1/1・15合併号に「ファイリング･システム導入のおすすめ」というテーマで執筆いたしました。
もっと詳しく見る
2012年4月号から6月号まで、日本法令発行の「ビジネスガイド」で連載をしています。「ファイリングでオフィスの問題解決！＆業務効率アップ！」というテーマです。
<連載：人事実務>
2011年4月から半年間、産労総合研究所発行の「人事実務」で連載をしています。「～働き方を変える～ファイリングの進め方」というテーマです。
<連載：FPジャーナル>
2011年2月から６回シリーズでファイリングの連載（ビジネススキルシリーズ）がスタートしました。
<掲載：医療業務>
産労総合研究所附属 医療経営情報研究所が発行の「医事業務」2011年1/1・15合併号に「ファイリング･システム導入のおすすめ」というテーマで執筆いたしました。
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