夢をかなえるファイリング for OFFICE

「多忙で作業効率が下がり、頭の整理がつかなくなってしまっていました」と語る大越社長

多忙のため社長室の整理整頓が不十分で、書類などを探すのに時間をとられ、作業効率が下がってきたこと、
そもそも情報量自体が増えたため自分自身の頭の中の整理が段々つかなくなってきたことが理由です。

ファイリングという言葉を頼りに、インターネットで色々と問い合わせをかけてみました。
レスポンスが早く、親身に話を聞いてくれて、すぐ現場の確認に来て頂けたというのが、小野さんに依頼したきっかけです。

社長室が整理されると、以前より気になっていた総務部・経理部もやらなくてはと思い、担当者に協力を要請しました。
同時に各拠点の営業所への展開も必要と思い、全社的にヨコ展開しました。
今まで文書整理については特にルールがなく、担当者任せだったので、人が変わるたびにその人の考えで整理方法が変わっていくので、それに歯止めをかけたかったのです。

業務上の文書ですし日々取り扱うのは社員ですから、まずファイリングの骨子をファイリング・プロに、しかも女性のきめ細やかな視線で一緒に作ってもらいたいと思っていました。
機密文書も含め社内の文書を扱うので、まず信用・信頼できるかどうか（その人物像）を見極めることから始めました。
それから、レスポンス、正確性、話の内容などをトータルに判断して、その方にお願いすることになります。

当社の場合は社内で導入する前に、まず社長室の整理を行いましたから、その進め方などは社長の私が一番よくわかっていました。
もちろん大変なことも。
でも、導入作業自体は手間がかかりますが、その後が格段に楽になるので、それを説明して、社員には「お願い」ベースでした（笑）。

インターネットで検索し問い合わせましたが、レスポンスが早く、見積、現場確認までのスパンが短くスピーディでした。
また、説明が簡単で分かり易く、とてもやり取りが明瞭でした。
最初に分類や仕上がりのイメージを例示してくれたのがよかったです。

多忙なうえに、一見後ろ向きのようなファイリングという業務に社員の協力が得られるか不安がありました。
通常の業務をやりながらの導入作業ですから、スケジュール通りに進められるか･･･ということです。
しかも一番不得意な分野なので。

調べたのですが、ファイリングの指導や片付けを行っている会社や個人があまりないようで、偶然見つけたのが小野さんのホームページでした。
連絡したらすぐ訪問を受けたので、他とは特に比べていません。

ファイリング・システム導入に際して

文書を見直した結果、70％が廃棄できるものでした

本社の場合はなんと７０％の文書が削減されました！
いかに不要文書（ゴミ）を大切にもっていたことかとビックリです。
業務上もロスが多かったと思います。

例えば、事務の人と事務以外の人が同じような書類をもっているなどで、内容が重複したファイルがたくさんありました。
見直すことによって減量化→効率化への「道しるべ」ができたと思います。
それから、利用頻度が落ちた文書の「保存ルート」ができました。

今まで狭いオフィスの中で保存スペースに苦労していましたが、商業倉庫の利用のアドバイスをもらいました。

自社で管理する以上に、低コストで廃棄までのルートが確保できてうれしいです。
ある営業所ですが、ファイリングが終わったら行動動線が明確になったので、レイアウト変更までやりました。
いろんな意味でムダが省けました。
個人情報の管理の徹底、事務所内の整理を行って防災対策・個人情報などの管理も安心感が増しました。

今までの「固定概念を変える」ことや「やり方の変更」ですね。
例えば使い慣れたバインダーからフォルダーへ使用するファイルを変更したり、分類通りに収納することなどですが、それを自分たちが身につけるまでの時間がかかりました。
「頭の切り替え」や「時間」も必要ということです。

ファイリング担当者の理解度などで、一時進捗状況の足並みがそろわない、指示どおりに進んでいないようなときもありました。
その際は小野さんに、状況をありのまま連絡して指示を仰いで、そのまま伝達して次回までに進めました。

ファイリングがこんなにいろんな面で効果を発揮するとは、想像以上でした。
社内の情報やモノの交通整理(笑)をしたような気がします。