夢をかなえるファイリング for OFFICE

当社はかつてファイリング・システムを導入しているのですが、最近そのファイリングが乱れてきているのが気になっていました。
そんなときに、管理部門の事務担当のベテラン社員の退職が決まり、引継ぎの中途入社社員へ管理業務を体系的に引き渡す必要性が出てきました。
しかし、管理部の情報が属人的に成り過ぎており、情報の棚下しと2S（整理・整頓）を兼ねて、書類を探すロスタイムを短縮する為にも再構築をする事にしました。

「ベテラン社員の退職が決まり、引継ぎのために情報の整理・整頓が必要でした。」と語る水野社長

それなりにファイリングの知識はあるのですが、今回は的確に体系立てて早期にファイリングの整備を行いたかったので、プロにお任せしました。

ファイリングの見直し自体は社長の私が決めましたが、導入するにあたって小野さんに現状を見てもらい、こちらの要望を伝えて提案書を作成してもらいました。

その説明を社員と一緒に聞きながら無理のない進め方にしました。

当社の場合は、フォルダーを使ったファイリング自体は行っているので、最終的な目指すレベルをどこまでに設定するか、
また具体的なファイリング関係の帳票はどんな様式にするか･･･ということと、無理のないスケジュールといいながらも、できるだけ早く終わらせたいので実務にあたる社員の意見も重視しました。

具体的なスケジュール日程を最初から決めたのがよかったと思います。
また、推進者がベテランの女性社員である点も助かりました。

一番の理由は、コンサルタントは男性が多いようですが、女性のコンサルタントということもあり、当社の社員とコミュニケーションがとりやすいと思いました。
その他には次のようなこともあります。

• 指導経験が豊富
• 柔軟な導入プログラムを作ってくれた
• コスト的にも他社よりリーズナブルだった

最終的に、時間外のフォローまでして頂き、とても熱意を感じました。

特にありませんでしたが、引継ぎ期間内にすべて終わるかどうかが気になりました。

どんなコンサルタントの先生にも言えることですが、人によってですが、威張ったり、大上段に構えた方などがいらっしゃいます。
当社の社員はそのようなタイプの方には拒否反応があります。私もですが（苦笑）。

文書の整理は、業務フローや文書の使い方など社員からのヒアリングが大切だと思います。
その点でコンサルタントの「人柄」というのも大切です。
小野さんの場合は、社員ともコミュニケーションがとりやすい方だと思います。

また、通り一遍の提案しかできない･･･というのも困ります。
当社の場合など、独自のファイリングのソフトなどももっているので、そのようなものをうまく活用して一番手間をかけず、いいシステムを作り上げたいんですよ。
それにはやはり多くの経験や場数を踏んだ人がいいわけです。

今回ファイリングの外部チェックを受けてみて、今までできているように思っていても、
思った以上に「自己流」や「属人化」が横行していたということに驚きました。

今回そのような点などの軌道修正しましたが、見直しをしてみて改めて、「今までは効率が悪かった」。
まだこの先に改善することはいろいろあるな･･･と感じました。

外部のチェックを受けて改めて「自己流の効率の悪さ」「改善の必要性」に気付かされました

通常業務をやりつつ、業務の引き継ぎをおこないつつの作業でしたから、中心となって作業を進めてくれた社員の負担が大きかったと思います。

毎回次回までにやるべきことの指示（宿題）が、小野さんより具体的にでているので迷いはありません。
また、それほど人数が多いわけではないので意見がまとまらない、ぶつかる･･･といったようなことはないと思います。
でも、実務レベルの社員としては進めていく中でいろいろ大変だったようです。

まずは予定期間内に無事終了し、作成した「ファイル基準表」などに則って、体系的な業務の引き継ぎを行う事ができて一安心しました。
また、不要書類を大量に廃棄することで、事務所内も社員の気持もスッキリ出来たと思います。

ファイリング導入は「仕事の整理」でもあるので、終ったときには、頭の中も整理されたという「爽快感」、切り替えたきれいなファイルからは「達成感」を、社員は感じているようです。

検索システムにしても、今までの自己流が軌道修正されて統一的なシステムになったので、書類探しの時間が軽減されたと思います。
今後は情報の共有化をベースに スマートな業務処理を期待しています。

業種を問わず、企業のトップの方にお勧めしたいですね。
今、「仕事の『視える化』」などを進めている会社も多いかと思いますが、その際にオフィスの中で２S・３Sを進めると思います。
そのようなときなど、ファイリングから取り掛かるのが一番の近道のように思えます。
また、中小企業などでは兼務業務を担うスタッフが多いので、中小企業などに特にお勧めだと思います。

今後も社員の生産性の向上のために、定期的なファイリングのチェックと指導をお願いします

世に言う『断捨離』では有りませんが、情報整理をする事によって自部署と他部署との連携や会社業務全体の流れがトップも交えて、常に分かり易く「可視化」出来るようにして行きたいと考えております。

ファイリング・システムは、導入して終わりではなく、継続することで生産性を上げる仕組みだと思います。
今後は、ファイリングを活用して新しい発想やアイデア・提案がでるクリエイティブな職場にすることが目標です。

小野さんには、今後とも定期的に社内のファイリング・システムの維持管理のためのチェックと指導をお願いしたいと思います。
業績アップには、社員の生産性向上が欠かせませんので、小野さんには適切なアドバイスと指導を今後も期待しています。

水野様　インタビューにご協力ありがとうございました。

ファイル基準表に基づいて作成したフォルダに実際に文章を収容していく繰り返さ業に想像以上に手こずりました。
基準表作成の段階ではタイトルのみで判断して作成していた部分もあり実際の書類を広げてみると保存年限や文書の取り扱い説明にそぐわない書類、
また１枚のフォルダーでは収容しきれない書類、適切なタイトルが見当たらない書類などが出てきて、文書の廃棄やフォルダーの追加作業に時間がかかりました。

管理部の必要文書を整理したことによって個人で管理してしまっていた文書類を共有化することが出来ました。
不要な書類が減った事によりコンパクトニになり、また分類総括表に基づいて並んでいる事により書類の検索がスムーズになりました。

文書の共有化で担当者が不在の時でもある程度の処理ができるようにしたいです。
また、ルール通りに管理していく事により現状にあった文書管理（不要な文書は廃棄、必要な文書は新たにフォルダーを作成）が行えるようにしたいです。

今回の取り組みによって文書の整理はもちろんですが、仕事の整理も出来ました。
ファイリングによって常に仕事を「見える化」しておきスマートな業務処理を目指して行きたいと考えています。

小長谷様　インタビューにご協力ありがとうございました。