夢をかなえるファイリング for OFFICE

文書を個人で抱え込むと、特定の個人しか知らない情報（暗黙知）となってしまいます。
例えば情報を知っている担当者が居ないと対応できないといった事態が起こりえます。
しかし文書情報を共有化することで、対応できるようになり、情報を組織的に有効活用できる（形式知化）ようになります。

業務の効率化

文書を短時間で取り出せるようになるので、検索時間の短縮につながります。

必要文書の取り出し時間についてクライアントさんに以下のアンケートを行いました。
Q1.導入前と比較して文書の取り出し時間は導入前と比べて

(注)導入直後のアンケートなので、システムに慣れるには3か月程度必要です。

Q2.オフィスの美観は導入前と比べて

「仕事の見える化」の実現

文書整理の次のステップになりますが、同じ部署でも、他の人の仕事の状況が分かりづらかったものが、文書・情報を共有することによって、お互いの仕事の状況や状態がわかりやすくなります。

また、遮断するものがないスッキリした環境の中で、問題意識をもつことが、問題の認識→改善→仕事や意識のレベルアップというステップが早くなり、業務の効率化にも繋がります。

省什器・省スペース化

不要な文書を破棄することによって、必要と考えていた什器が必要なくなったり、什器を置いていたスペースが必要なくなります。
省スペース化によって賃貸料のコストカットにもなります。

情報のセキュリティ管理や内部統制にも

個人個人で文書を管理していると、重要な文書がいざというときに見つからない、紛失してしまうという可能性があります。

しかし、ファイリング導入により、社内文書の管理基準、方法、方針などを明確にし、内部統制やセキュリティを強化することで、重要文書の紛失や盗難などの防止が行え、社員の情報リテラシーもアップします。

IＴ化の基盤作り

ファイリング・システムの基本は紙文書だけでなく、電子文書の整理にも適用できます。

また、紙と電子の情報をうまく切り分けて整理するには、まず既存の紙文書の管理システムがうまくいっていないと、電子化への移行はスムーズにいきません。
ファイリングは紙文書と電子文書の両輪をつなぐ不可欠なシステムといえます。

執務環境の改善

文書量が多いと、探す時間が増える・所在が把握できないと言った問題や、余分な収納家具が必要になり、仕事の能率だけではなく、職場全体にいろんなムダが溜まるという悪循環に陥ります。

ファイリングによりそういった悪循環に陥ることなく、執務環境の改善になります。

災害対応時の危機管理のベース作り

日本は地震大国ですが、その他にも局地的な豪雨、落雷といった自然災害が近年多発しています。
一番大切なのは人命です！そして企業の情報資産も。
そのためには次のような対応が必要です。

• ・オフィス内保管文書の減量化
• ・収納家具やコピー機などの固定
• ・非常時の動線が確保されたレイアウト
• ・重要な書類の洗い出しやバックアップデータの分散保管
• ・文書の電子化

など

ファイリングは災害時のリスク管理や事業継続としても効果を発揮します。

業務引継ぎの迅速化

人の異動で、業務の引継ぎが発生した場合、個人で文書を抱え込んでいるとスピーディで効率のよい引継ぎができません。
しかし文書を組織で共有化して管理していれば業務の引継ぎも迅速に行うことができます。

個人情報保護法への対応

企業は顧客の個人情報の取扱に注意する義務があります。
そのためにも、情報の流出・漏洩といったことを避けなくてはなりません。
しかし個人個人で情報を管理していると、誰がどの顧客の情報を持っているのか、また適切に管理されているのかがわかりません。

ファイリングでは、組織で情報を共有することになりますから、個人情報の洗い出しや特定、顧客管理台帳の作成などもスムーズに行えるようになります。
また、施錠管理の徹底や保管責任を明確化し、情報の流出・漏洩といったリスクも減らすことができます。

実際に導入した事例はあるの？

一部ですが、導入事例を紹介しております。
詳細は顧客事例ページをご覧下さい。

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