夢をかなえるファイリング for OFFICE

よくある質問

文書はどの程度減るものなの？

今までの文書の溜めこみ具合によりますが、経験的には30～60%程度の削減ができます。
ファイリングを導入する場合は現在より50%の文書量の削減を目標にします。
以下はファイリングを導入した場合の、一人当たり保管文書量の変化の事例です。

※[F/m](ファイル・メーター)は文書を積み上げた高さをメートル単位で表したものです。

また、規模が大きな企業では一人あたり100kg以上の廃棄文書が出ているところもあります。

ファイリング・システムの導入にはどれぐらいの期間かかりますか？

基本的には、3～4ヶ月程度となります。
ただし何らかの事情、例えば「事務所の移転や引越しなどでもっと短期間に導入を終わらせたい」というような場合にも、できるだけご希望に沿えるよう協力致します。

ファイリングの知識が全くないけど導入できるの？

ファイリング・システムの導入にあたり、通常７回の研修を行います。
毎回参加者に課題を出し、チェックとアドバイスをしながら進めていきます。
研修を通して同時にファイリングの教育も行いますので、当初ファイリングの知識がない方でも、7回の指導が完了すれば導入できるカリキュラムとなっているので、ご安心下さい。

通常業務をやりながらでも導入できるの？

通常業務と並行しながら導入作業を行います。
ステップ・バイ・ステップで段階を踏みながら進めていきます。
ですから課題を消化するために、各会合の間隔は通常2週間程度をあけています

導入できるか心配なのですが・・・

それぞれの組織の実情を考慮しながら、経験豊富なコンサルタントが担当するので、ご安心ください。

導入はしたいけど、こちらの要望には答えてくれるの？

もちろんです。
ファイリング・システムの基本は同じですが、その企業や組織の特性に合わせたシステムづくりが大事だと考えております。
オフィスの現状を把握した上で、要望を伺い、極力要望に沿った提案を行わせて頂きます。

例えば「自社で今まで使っているフォルダーやソフトはそのまま利用したい」というご要望がありましたら、
柔軟に対応させて頂きます。

導入後のフォローはしてくれるの？

もちろんです。
ファイリング・システムは、継続してこそ価値のあるものです。
導入後のメンテナンスこそが肝要であると考えております。
クライアントが希望される限り、毎年実施致します。

パソコンやサーバー内の電子文書の整理も同時に行うの？

いろんな考え方がありますが、私どもではまず、「紙文書」の整理（ペーパーファイリング）から行うことを前提としています。
文書の取扱いは紙文書も電子文書も基本は同じです。
電子文書の整理も、目的を明確にした上で、ご要望に応じて対応致します。

地方の企業ですが、こちらへも来てもらえますか？

もちろんです。全国（海外も含む）へ出張致します。
ただし、旅費・交通費などが必要になりますので、詳しくは「お問い合わせ」よりご連絡ください。

社員数が400名ほどの企業ですが、導入する場合、一斉に導入するのでしょうか？

社員数が多い場合や、状況を見極めながら進めたいような場合は、通常モデルグループを選んで先行導入を行います。
後に続く部署もいくつかに分けて、順次導入を行います。
事務局はモデルグループに入って頂きます。

小規模の事務所なので、あまり予算がとれないのですが･･･

「何が問題なのか」それを明確にして改善することを優先し、極力柔軟な提案に心がけます。

文書を保存するための倉庫がないので、どこか紹介してもらえますか？

はい、地域は限定されますが、紹介できるところがあります。
ご相談ください。

移転までにあまり日数がないのですが、ファイリング導入ができますか？

「今するべきこと（最優先事項）」を明確にした上で、スケジュールを踏まえ、提案書を作成致します。

ファイリング導入にあたり、キャビネットの入れ替えが必要なのですか？

今回お奨めするのはフォルダーを使用したバーチカルファイリングです。
それに一番適したキャビネットは「引出し式」キャビネットですが、「棚式」キャビネットしかない場合は、ボックスファイルを使用して現有キャビネットを利用します。

見積作成は無料ですか？

基本的に無料です。
ただし、現場を確認したりする必要がある場合は旅費・交通費などを頂く場合もあります。